Методология управления проектами: полезное руководство

Многие организации сталкиваются с трудностями в выборе наилучшей методологии управления проектами. Выбор наилучшего метода из многих подходов бывает достаточно сложным.

Ответственность за воплощение в жизнь проекта, а затем часто и сопровождение дальнейшего его существования, зависит от нескольких лиц – заказчиков, подрядчиков, исполнителей, но в первую очередь от руководителя проекта, человека, который на своих плечах будет нести все это бремя. Поэтому обучение и развитие для руководителя проекта обязательно и жизненно-необходимо.

Знания, необходимые руководителю проекта, касаются не только методов управления, но и инструментов, с помощью которых можно решать конкретные вопросы и доводить дело до финиша с ожидаемым прогнозируемым результатом.

В этой статье вы узнаете о ключевых отличиях между методологиями управления проектами и как выбрать нужную именно вам.

Что такое методология управления проектами?

Обязанности руководителя проекта

Руководители проектов несут ответственность за планирование, презентацию, управление, выполнение и мониторинг жизненного цикла и качества проекта.

В обязанности менеджера по проекту входит:

1. Инициация

• Определение заинтересованных сторон, работающих вокруг проекта. Например, клиенты, менеджер проекта, команда, работающая над проектом, управляющий директор и т.д.
• Формулировка статута проекта, включающего цели, методологию и т.п.

2. Планирование

• Разработка плана управления проектом для руководителя группы.
• Детализация объема проекта, сбор требований к проекту от клиентов, создание структуры распределения работ (WBS).
• Планирование каждой деятельности проекта.
• Определение бюджета и оформление сметной стоимости проекта.
• Обсуждение требований к качеству с клиентом и командой.
• Определение соответствующей команды для проекта.
• Выбор метода общения и иерархической структуры команды для проекта.
• Проведение анализа рисков и информирование команд и клиентов.
• Участие в закупках проекта.
• Проведение ориентировочной сессии с заинтересованными сторонами и командой проекта.

3. Выполнение проекта

• Сообщение команде об изменениях от клиентов.
• Помощь команде в донесении информации руководству о технических трудностях.
• Оценка производительности команды, занимающейся проектом.
• Управление ожиданиями заинтересованных сторон.

4. Мониторинг функций проекта

• Просьба к команде внести изменения, при необходимости.
• Сообщение об обновлении проекта клиентам.
• Контроль того, проходят ли этапы проекта хронологически и правильно.
• Управление расходами и бюджетом каждого этапа.

5. Закрытие проекта

• Последние обновления и получение одобрения клиентов по проекту.
• Сдача проекта клиентам.
• Сообщение команды об успехе проекта.

Факторы, которые следует учитывать при выборе методологии управления проектами

• График проекта – нужно учитывать, насколько ваше личное представление о временных рамках проекта совпадает с представлениями заказчика. Если они не совпадают, необходимо сообщить и разобраться на начальных этапах.
• Отраслевые отличия – следует обратить внимание, есть ли методологии, общепринятые в области, на которую вы работаете и найти ответ, почему используются именно они. То есть, нужно учитывать опыт компаний, лидеров рынка и оценивать преимущества и недостатки.
• Бюджет проекта – фиксирован ли он с начала проекта, или средства могут выделяться под каждый новый этап.
• Наличие ресурсов – есть ли в достаточном количестве необходимые для выполнения проекта ресурсы, не возникнут ли перебои в поставках, при каких условиях это может произойти и можно ли оперативно решить такие вопросы.
• Коммуникация – насколько тесны могут быть контакты со стейкхолдерами (или заказчиками), командой исполнителей, подрядчиками. Как часто вы можете с ними общаться и как быстро они готовы реагировать на ваши вопросы и предложения.

Популярные методологии управления проектами, которыми пользуются предприятия

Выбирая лучшую проектную методологию для своего бизнеса, вы должны знать, какие ее разновидности есть, а также преимущества и недостатки каждой.

В целом методологии управления проектами делятся на две большие категории – жесткие и гибкие.

Жесткие методологии

Ярким представителем первой категории является так называемый Waterfall или Водопад.

Методология Водопада широко известна как метод жизненного цикла разработки программного обеспечения (SDLC). Формула Водопада проста, но эффективна. Предварительно известны бюджетные рамки проекта, сроки и этапы. Есть немалый опыт воплощения подобных вещей, почти нет факторов, которые могут существенно повлиять на ход выполнения проекта.

Руководителю, который руководит таким проектом, достаточно тщательно относиться к последовательному выполнению каждого из этапов, своевременно отчитываться об их выполнении или возможных причинах задержки, принимать во внимание замечания обеих сторон – заказчиков и исполнителей, и пытаться согласовать все проблемные вопросы.

Примером такого проекта может быть строительство дома, где каждый последующий этаж возводится после того, как построена предыдущая, никто не берется возводить крышу, когда еще не достроен фундамент. Или, например, развертывание филиалов торговой сети, производство лекарств или самолетов.

Достоинства:

Бюджет, термины и другие факторы, задействованные в проекте, лучше поддаются оценке и предсказанию. Менеджер может даже иметь соответствующую визуальную схему проекта. И как за картой следует по этой схеме последовательно выполняя каждый этап.

Недостатки:

У менеджера проекта есть мало возможностей корректировать план и исправлять ошибки после его выполнения. Исполнителям трудно вернуться и найти подходящее место для внесения изменений и улучшения результата проекта. То есть, все будет зависеть от того, насколько хорошо автор все предусмотрел и запланировал.

Гибкие методологии

Гибкие методологии напротив могут не иметь лимитированных границ, ресурсов, бюджетов. Даже конечный результат проекта может быть сначала непредсказуемым, есть просто цель – построить или изобрести что-то новое, чего раньше не производилось, не случалось, не происходило. Схемы таких проектов выстраиваются в ходе их выполнения.

Примером может служить разработка нового лекарства или программного обеспечения, разработка полезных ископаемых или запуск нового курса. В начале проекта никому не известно, что можно получить в конце.

Преимущества:

Руководитель такого проекта - это по-настоящему изобретатель и рационализатор, он оказывает достаточно существенное влияние на проект. После процесса выполнения такого проекта можно получить что-то существенное – даже вещь, которая может повлиять на развитие цивилизации.

Недостатки:

Размытые рамки проекта могут его затянуть на долгое или даже бесконечное время, в результате чего финансирование может быть прекращено или ограничено, команда исполнителей может изменяться. Другие ресурсы, необходимые для успешного выполнения такого проекта, тоже могут пережить изменения или исчезнуть вообще.

Примерами гибких методологий управления проектами являются Agile, Scrum, Lean, Critical Chain Project Management (CCPM) и т.п. Каждая из них имеет свои достоинства и недостатки. и их следует учитывать отдельно для каждой конкретной задачи.

Удаленное управление проектами

Поскольку большинство сотрудников сейчас работает удаленно, все большую популярность набирает дистанционное управление проектами. Рассмотрим лучшие методы управления, а также советы и инструменты, которые помогут команде оставаться на связи.

Чтобы повысить производительность и ускорить время выполнения проекта, вы должны выбрать метод управления проектом, наиболее подходящий для культуры удаленной работы.

Метод Канбан

Метод Канбан является одним из наиболее популярных методов среди команд, работающих над проектом удаленно. Если ваша команда уже привыкла использовать Agile-методологию, это будет легкая прогулка.

Toyota, японская компания по производству автомобилей, представила метод Канбана. Процесс Kanban заключается в разбиении задач на меньшие подзадачи и планировании этапов (до последнего этапа).

После выполнения задания 1 происходит переход к следующей задаче без каких-либо проблем до самого конца.

Инструменты, которые делают Канбан возможным

Есть четыре основных аспекта, требующих инструментов, чтобы сделать удаленную рабочую атмосферу более эффективной.

1. Инструменты управления

Инструменты управления проектом используются для распределения задач от начала до конца, и все члены команды могут посмотреть, что происходит с проектом.

Пример таких инструментов:

• Trello
• Asana
• Favro
• Basecamp

2. Инструменты коммуникации

Следующая важная сфера, о которой следует побеспокоиться – это общение. Не должно быть никаких препятствий при обсуждении деталей проекта с командой, а также с другими заинтересованными сторонами.

Вы можете использовать эти инструменты, чтобы избежать недоразумений:

• Slack
• Telegram
• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet.

3. Инструменты управления временем

Управление и контроль рабочего времени для каждого задания имеет решающее значение.

Вот некоторые из самых популярных инструментов управления временем для удаленных команд:

• Time Doctor
• TickTick
• Focus booster

4. Инструменты документирования

Общий доступ к документам является последним препятствием для перехода на удаленную работу. Все члены вашей команды должны иметь доступ к информации, связанной с проектом. Для удаленных команд важно идентифицировать изменения, внесенные каждым.

• Google Drive
• Notion
• Общий диск

Советы по управлению производительной командой удаленного проекта

1. Ведите личный чек-лист, чтобы убедиться, что ваш день хорошо спланирован.
2. Эффективно используйте коммуникационный портал и не делитесь с товарищами по команде ничем тривиальным и вне контекста.
3. Делитесь информацией друг с другом в начале и конце рабочего дня.
4. Проведите внутреннюю встречу команды перед проведением любых встреч с заинтересованными сторонами. Предоставьте все пункты, которые будут рассматриваться на встрече с заказчиком, чтобы раскрыть и избежать повторения деталей.
5. Помогите членам команды во время кризиса, но убедитесь, что вы не упустите дедлайн.
6. Будьте очень четки относительно обратной связи и придерживайтесь этого принципа со всеми членами команды.
7. Если вы руководитель команды проекта, четко изложите свои ожидания относительно проекта.
8. Цели и задачи команды проекта должны соответствовать ожиданиям клиента.
9. Инвестируйте в инструменты дистанционного управления проектами, чтобы получить наилучшее средство для эффективной работы вашей команды.
10. Наконец, доверьтесь опыту членов своей команды и делегируйте им задачи.

Выводы

Вы должны четко объяснить клиенту процесс, в котором вы продвигаете проект, что даст ему чувство удовлетворения и доверия. И вы также должны понимать все возможности и инструменты для управления проектами. И даже тогда не прекращать обновлять свои знания и инвестировать свое время и деньги в понимание того, как лучше управлять командой и проектами вообще.

А дальше дело за вами – развиваться, учиться, самосовершенствоваться и не останавливаться на достигнутом.

Автор • Наталья Сульжик