Microsoft Office 365: корисні функції для покращення роботи

Microsoft Office 365 пропонує незліченну кількість корисних функцій для різних сфер діяльності та повсякденного життя. Для новачків вивчення офісних програм — це ключ до ефективного управління завданнями, проєктами, інформацією та до продуктивної співпраці.

Головні секрети Office 365 — це готові шаблони в Excel, PowerPoint, Word для найпоширеніших задач та вбудований ШІ-помічник Copilot. Вагомою перевагою офісу 365 є доступна інтеграція всіх його застосунків, що дозволяє легко експортувати/імпортувати дані, обмінюватися ними в корпоративному просторі. До складу офісних програм МS365, окрім Excel, PowerPoint та Word, Visio також входять: OneDrive, OneNote, Outlook, Planner, Power Apps, Project, SharePoint, Teams та багато інших. Знання цих програм значно полегшує рутинну роботу та економить час, а можливостей для налагодження ефективного робочого процесу MS Office 365 надає безліч.

Чи знаєте ви про ці можливості? Розгляньмо декілька крутих фішок для юзерів офісу 365

Чи знаєте ви про спарклайни в Excel 365? Спарклайни — це мінідіаграми, які відображають тренди або зміни в даних прямо в клітинках. Поділяються на три типи: лінійні, стовпчикові та виграш/програш.Щоб додати мінідіаграми виконайте дії:

1. Виділіть клітинку, де хочете вставити мінідіаграму.
2. Перейдіть до Вставка → Спарклайни (Insert → Sparklines).
3. Оберіть тип (лінія, стовпчик або виграш/програш).
4. Вкажіть клітинки з даними, що мають відображатись у спарклайні.
5. Натисніть OK.

Спарклайни корисні для швидкого аналізу змін або порівняння даних у великому масиві, оскільки їх можна легко вбудувати у таблицю поруч із числовими значеннями. Крім цього вони надають вашим даним привабливого вигляду.

Ми давно звикли користуватись Microsoft Word. Він дозволяє створювати, редагувати та форматувати документи, надаючи безліч інструментів для співпраці та творчості, включаючи шаблони, стилі та перевірку правопису. Проте якщо ви зненацька не можете згадати де знайти ту чи іншу дію, в цьому допоможе функція "Tell Me":

1. Відкрийте Word 365.
2. Знайдіть поле "Tell Me" у верхній частині вікна (зазвичай це напис "Що ви хочете зробити?").
3. Введіть запит або команду (наприклад, "додати заголовок" або "змінити шрифт").
4. Виберіть потрібну команду з підказок, які з'являться.

Ця функція робить роботу з Word ще ефективнішою, спрощуючи доступ до потрібних функцій або й дізнатись нові.

Для пришвидшення написання тексту у Word можна застосувати функцію диктування:

1. Виберіть вже існуючий документ або створіть новий.

2. У верхній частині вікна Word знайдіть вкладку "Головна".

3. У групі "Голосові команди" ви побачите кнопку "Диктування". Вона може бути позначена мікрофоном.

• Натисніть на кнопку "Диктування".
• Коли кнопка стане червоною, почніть говорити, і ваші слова будуть перетворені на текст у документі.
• Щоб зупинити функцію, знову натисніть кнопку "Диктування".

Студія запису в PowerPoint дозволяє створювати професійні відеопрезентації, об'єднуючи слайди з аудіо та відеозаписами.

Як користуватися:

1. Відкрийте PowerPoint і підготуйте слайди.
2. Перейдіть на вкладку "Показ слайдів" і виберіть "Записати показ слайдів" (Record).
3. Виберіть, що записувати (озвучення, анотації).
4. Натисніть "Почати запис" і проходьте слайди.
5. Натисніть "Завершити запис" після завершення.
6. Збережіть презентацію та експортуйте її у форматі відео.

Ця функція може бути гарним помічником для доповідачів, які хвилюються перед важливою доповіддю.

Microsoft Outlook — це популярний інструмент для керування електронною поштою, календарем, завданнями та контактами. Він поєднує функції корпоративної та особистої пошти, планування зустрічей, організації заходів і нагадувань. Outlook зручно інтегрується з іншими продуктами Office 365, як-от Teams, Planner, що полегшує співпрацю та управління робочим часом.

Корисною опцією в аутлуці є створення відтермінованих листів.

Щоб відтермінувати лист у вебверсії Outlook, виконайте такі кроки:

1. Напишіть новий лист: Натисніть Нове повідомлення.
2. Заповніть отримувача, тему та текст листа.
3. Поруч із кнопкою Надіслати, натисніть на стрілку вниз (▼).
4. Виберіть опцію Надіслати пізніше.
5. У спливаючому вікні виберіть бажану дату і час для відправки.
6. Натисніть Надіслати.

Лист буде відтерміновано і відправиться автоматично у зазначений час.

Для покращення процесу нотування важливих заміток можна застосовувати додаткові функції OneNote.

Перетворення рукопису на текст: при використанні стилуса, в OneNote перетворюйте ваші рукописні нотатки на редагований текст.

1. Виділіть рукописний текст на сторінці за допомогою інструменту Ласо на вкладці Малювання (Draw).
2. Натисніть кнопку «Перетворити на текст» (Ink to Text).
3. Переконайтеся, що текст розпізнаний правильно, і внесіть виправлення, якщо необхідно.

Невід’ємний інструмент у корпоративній комунікації Teams пропонує окрім створення команд, чатів, відеодзвінків, автоматичного створення нотаток нарад, транскрибування, ще й інтеграцію із зовнішніми програмами такими як Trello, Asana, Jira або GitHub, щоб керувати проєктами, не виходячи з платформи.

1. Виберіть канал, у який хочете інтегрувати зовнішній застосунок.
2. Клацніть на знак + (додати вкладку) у верхній частині каналу.
3. У меню, що з’явиться, знайдіть і оберіть, наприклад, Asana.
4. Увійдіть у свій обліковий запис Asana, щоб надати доступ.
5. Виберіть проєкт або задачу, яку хочете відобразити, та налаштуйте параметри відображення.
6. Натисніть «Зберегти» для завершення інтеграції.

Ці та ще безліч можливостей пропонує нам хмарний офіс 365: OneDrive пропонує доступ до історії версій файлів для відновлення або відстеження змін. Функція «Файли на вимогу» дозволяє переглядати всі файли у Провіднику без зайвого використання локального сховища, а «Запит файлів» дає можливість надсилати посилання на файли інших користувачів для їх завантаження у ваш OneDrive. SharePoint разом з Power Automate автоматизує робочі процеси, дозволяючи переміщувати файли та повідомляти відповідальних осіб на основі налаштованих тригерів. Також має вбудоване керування версіями для повернення до попередніх версій документів. Microsoft Planner дозволяє призначати групові завдання кільком членам команди в межах одного плану проєкту. Ви можете налаштувати залежності завдань, щоб певні завдання завершувалися до початку інших, а також інтегрувати планування з календарями Outlook для синхронізації з вашими проєктами.

Для безперебійної роботи в застосунках офісу 365 пропонуємо кілька корисних фіч:

Кожна з цих фішок офісу 365 допомагає значно зекономити час і спростити роботу. Вони автоматизують рутинні процеси, знижують кількість ручних дій і спрощують співпрацю між членами команди. Освоїти інструменти можна самостійно або ж відвідати курси навчання Office 365.

Часті питання (FAQ):

Чи всі фішки Office 365 доступні у безоплатній версії?
Деякі фішки доступні лише в платній підписці, проте більшість основних функцій можна використовувати безплатно.

Як довго потрібно навчатися, щоб опанувати Office 365?
Все залежить від рівня підготовки, але основні інструменти можна опанувати за кілька тижнів активного використання.

Чи підходить Office 365 тільки для корпоративного використання?
Office 365 ідеально підходить не тільки для корпоративного використання, а й для особистого також.