Офіс 365: новий рівень взаємодії і трансформації. Як провести результативне навчання?

Microsoft 365 – це потужний набір програм і сервісів, які дозволяють працювати в команді ефективно і безпечно. За допомогою Microsoft 365 ви можете створювати, редагувати, зберігати й ділитися документами, презентаціями, таблицями, формами, нотатками, електронною поштою, календарем, завданнями, чатами та ще багато чим іншим. Всі ці інструменти інтегровані між собою й доступні з будь-якого пристрою та місця. Але чи достатньо просто встановити Microsoft 365 і провести навчання по його продуктах, щоб отримати всі його переваги? На жаль, ні. Впровадження Microsoft 365 потребує не тільки технічних, але й організаційних змін, і однією з найпоширеніших помилок є ставлення до навчання. Загальне ознайомче навчання співробітників не послугує панацеєю від усіх проблем, які можуть виникнути при переході на Microsoft 365, до нього потрібно ставитися так само серйозно, як і до впровадження. У цій статті ми розглянемо, які ризики виникають від загального навчання по інструментах Microsoft 365, і спробуємо надати поради щодо ефективної організації навчання.

Загальне навчання, чому не варто йти таким шляхом?

Можна просто провести навчання на курсі по всіх інструментах Офісу 365 для всіх співробітників відразу та думати, що задача вирішена й все буде працювати, що всі спеціалісти занурилися в тему й свідомо підійшли до навчання. Але така думка хибна, оскільки інструментів в Офісі 365 багато, й це не означає, що всіх їх потрібно використовувати, а тим більше відразу. Від того, що ваші спеціалісти побачать перелік можливостей кожного інструменту та навіть спробують самостійно попрацювати з ними, – «щастя не настане», адже потрібно вивчати ті інструменти і їх функції, які покликані розв’язувати задачі, що безпосередньо стоять перед спеціалістами, а вже потім освоювати додаткові функції. Також точно знаємо, – не варто очікувати, що учасники навчання захопляться новими інструментами, зрозуміють їх переваги та «фішки», й почнуть самостійно проявляти ініціативу в їх результативному використанні. Погодьтеся, що будь-кому з нас не подобається змінювати вже давно налагоджений робочий процес!

Отож таке загальне навчання однакове для всіх спеціалістів не завжди ефективне, й до всього несе свої ризики. Такий формат може призвести до плутанини, незадоволення, низької продуктивності, втрати даних або порушення безпеки тощо. Користувачі можуть не знати, який інструмент вибрати для своїх завдань, можуть забувати або ігнорувати деякі важливі функції, можуть також створювати дублікати/конфлікти даних, чи порушувати правила доступу або захисту інформації. То як організувати продуктивне навчання з Office 365 для своїх співробітників? Перейдемо до порад, які можуть вам допомогти.

З чого починати, щоб навчання принесло результат?

Відразу хочемо сказати, що навчання з Office 365 потребує ґрунтовної підготовки й зі сторони Замовника також. Можна сказати, що це найважливіший етап, адже він пов’язаний з внутрішніми трансформаціями компанії, внутрішньою культурою і змінами в ній, які не залежать від навчання, але водночас  є необхідними для налагодження робочого процесу.

Крок 1. Внутрішній аналіз.

Попередня підготовка зі сторони Замовника виявляється в проведенні аналізу того, як зараз організована робота, а як би ви хотіли, що для цього потрібно зробити?! Насамперед потрібно врахувати такі ключові аспекти: чи MS Office 365 вже впроваджений або ви тільки на етапі впровадження, чи узгоджені корпоративні правила організації робочого процесу, тобто правила користування програмами, чи вони ще на стадії формування. Наприклад, всі працівники мають зустрічі організовувати через Outlook, тоді створюється спільний календар компанії, бронювати спільні ресурси (кімнати для перемовин, машини, ноутбуки та ін.), а не домовлятися телефоном, таким чином бачимо зайнятість ресурсів та плануємо зустрічі. Або ж приклад встановлення політики, за якої обмін файлами-документами можливий лише через SharePoint або частково відправленням через Outlook без можливості переписування або змінювання файлів. Це може бути важливим для забезпечення централізованого управління та безпеки документів, що передаються між співробітниками, а також загальної політики роботи.

Ми радимо своїм Замовникам створити карту використання продуктів Microsoft 365 в компанії – це візуальний спосіб показати, які програми та служби Microsoft 365 використовуються/будуть використовуватися різними групами користувачів, для яких цілей і з якою частотою. Така карта може допомогти вам аналізувати, оцінювати й покращувати впровадження Microsoft 365 в вашій компанії, а також планувати навчання й підтримку спеціалістів не тільки на початку переходу на Офіс 365, а й надалі для обміну досвідом і кращими практиками, створення спільнот і мереж, покращення використання й задоволення від Microsoft 365, стимулювання інновацій і креативності, підвищення продуктивності та конкурентоспроможності.

Щоб створити карту використання продуктів Microsoft 365 в компанії, потрібно:

1. Шляхом опитування (або інтерв'ю, спостереження, аналітики) зібрати інформацію про ваших користувачів Microsoft 365: їх ролі, функції, задачі, проблеми, інтереси, рівень знань та досвіду, бізнес-процеси й цілі.
2. Розподілити ваших спеціалістів на різні сегменти, персони, які представляють типові характеристики, потреби й очікування кожної групи. Ви можете використовувати різні критерії для сегментації, такі як галузь, локація, відділ, рівень доступу, стиль роботи тощо.
3. Визначити, які програми й служби Microsoft 365 використовуються кожним сегментом або персоною, для яких цілей і з якою частотою.
4. Створити візуальну карту, яка й покаже, які програми та служби Microsoft 365 використовуються кожним сегментом або персоною, для яких цілей і з якою частотою. Ви можете використовувати різні формати й інструменти для створення карти, такі як таблиці, діаграми, схеми, інфографіка, PowerPoint, Visio тощо.

Крок 2. Надання цієї інформації Навчальному центру, аналіз запиту НЦ.

Крок 3. Адаптація навчальної програми чи підбір курсів з Office 365 згідно з потребами Замовника. Проведення спільних зустрічей та обговорень. Підбір графіку, формату навчання, кількості учасників/груп і т.д..

Крок 4. Втілення в реальність наших планів! 😉 – проведення навчання!

Крок 5. Посттренінговий аналіз – анкети, відгуки, зворотний зв’язок від слухачів. За необхідності додаткове навчання або проведення консультаційних сесій для результативного використання інструментів.

Крок 6. Посттренінгова підтримка від НЦ протягом 6 місяців з моменту завершення курсу, можливість отримувати безкоштовні консультації по матеріалу навчальної програми.

Наголошуємо, що навчальна програма курсів з Офісу 365 залежить від ваших цілей.

Розглянемо декілька найбільш поширених сценаріїв та шляхи їх вирішення:

1) Ви вже впровадили MS Office 365 і працівники вже почали користуватися інструментами, але на даний час спостерігаєте прогалини в знаннях деяких інструментів, тож точно знаєте, що саме потрібно вивчати на тренінгу:

Рішення: НЦ очікує від вас список інструментів і їх пріоритети, і по них компонує навчальну програму з потрібною тривалістю навчання!

2) У вас впроваджений Офіс 365, працівники вже почали користуватися інструментами, але у всіх знання різні, (хтось новенький прийшов і т.д.), тож завдання провести навчання згідно з корпоративними правилами користування програмами.

Рішення: беручи за основу вашу карту використання продуктів Microsoft 365 в компанії, ділимо учасників на функціональні групи. Для цих груп виділяємо, підкреслюємо теми й глибину занурення при вивченні тих чи інших інструментів і компонуємо навчальну програму!

3) Ви впровадили Офіс 365, але працівники з цими інструментами не працювали раніше. Тому завдання – забезпечити плавний перехід на новий офіс, згідно з корпоративними правилами користування програмами.

Рішення: НЦ очікує від вас інформацію про пріоритетні для навчання інструменти й створює програму курсу!

4) Ви вже впровадили Офіс 365, але працівники з цими інструментами не працювали раніше й корпоративних правил користування програмами поки немає, а завдання – забезпечити плавний перехід на новий офіс.

Рішення: для того, щоб навчання дійсно принесло результат, ми пропонуємо спочатку провести навчання для фокус-групи (ініціативної групи) за полегшеною навчальною програмою, яка буде включати декілька найнеобхідніших інструментів з розглядом тих функцій, які потрібні для розв’язання нагальних задач, тобто щоб запустити робочий процес. Скоріш за все, що учасниками фокус-групи будуть ті спеціалісти, які проводитимуть внутрішній аналіз та створюватимуть карту використання продуктів Microsoft 365. А вже потім далі будувати подальший план навчання. Тобто першочергово здійснити пілотний проєкт з вибраною групою, щоб перевірити ефективність та внести корективи, потім масштабувати на всіх. Найважчим тут буде визначити фокус-групу, яка візьме на себе відповідальність допомогти компанії перейти на новий рівень взаємодії й запустити шлях трансформації.

5) Ви ще на стадії впровадження Office 365 або на етапі задуму, працівники не працювали раніше з цими інструментами. Ви не знаєте, що вам дасть Офіс 365 та які програмні продукти вам точно потрібні. Відповідно корпоративні правила користування програмами продукту ще не прописані, а завдання – забезпечити плавний перехід на новий офіс, тому що у вас вже придбані ліцензії, у вас є така можливість, ви рухаєтеся в ногу з часом.

Рішення: найкращим варіантом буде звернутися до експертів з впровадження й порівняти пропозиції. Варто звернути увагу на те, чи сама компанія, яка впроваджує, використовує Офіс 365 і як вона це робить, можливо є відгуки співробітників про роботу з MS 365, як звичайних користувачів. Вибрати надійного партнера, паралельно в себе провести аудит та поетапно запланувати всі дії.

Пропонуємо спочатку провести навчання для фокус-групи за навчальною програмою з оглядом всіх продуктів або ж за полегшеною програмою, яка буде включати декілька найнеобхідніших інструментів, з розглядом тих функцій, які потрібні в першу чергу для виконання робочих завдань. Після такого пілотного проєкту потрібно буде проаналізувати ще раз ваші потреби та, за необхідності, внести зміни в карту використання продуктів, й тільки після цього планувати навчання для решти фахівців.

Отже, щоб уникнути незадоволення від навчання по офісу 365 потрібно забезпечити практичне застосування навчального матеріалу по тих інструментам і їх функціям, які безпосередньо потрібні для виконання робочих задач. Це допоможе підвищити задоволення від навчання й мотивацію до використання Microsoft 365. Чим точніший запит ми отримаємо від вас, тим ефективнішим буде ваше навчання. Необхідною умовою продуктивного навчання з офісу 365 є врахування специфіки використання продуктів в різних підрозділах компанії. Неможливо досягти бажаних результатів, навчаючи всіх за стандартною програмою, яка не відповідає реальним потребам та очікуванням користувачів. Office 365 – про новий рівень співпраці, взаємодії, а його впровадження – це невіддільні внутрішні зміни компанії, вони легко втілюються в задумі, а на практиці іноді буває інакше, адже ми формуємо новий стиль, відкриваємо нові технології, й кожен працівник має розуміти відповідальність та бути зацікавленим в цих змінах.