Методологія управління проєктами: корисний посібник

Багато організацій стикаються з труднощами у виборі найкращої методології управління проєктами. Вибір найкращого методу з багатьох підходів буває досить складним.

Відповідальність за втілення в життя проєкту, а потім часто і супроводження подальшого його існування, залежить від декількох осіб – замовників, підрядників, виконавців, але в першу чергу від керівника проєкту, людини, яка на своїх плечах буде нести весь цей тягар. Тому навчання і розвиток для керівника проєкту є обов’язковим і життєво-необхідним.

Знання, які необхідні керівнику проєкту, стосуються не тільки методів управління, а й інструментів, за допомогою яких можна вирішувати конкретні нагальні питання і доводити справу до фінішу з очікуваним прогнозованим результатом.

У цій статті ви дізнаєтеся про ключові відмінності між методологіями управління проєктами і як обрати потрібну саме вам.

Що таке методологія управління проєктами?

Обов'язки керівника проєкту

Керівники проєктів несуть відповідальність за планування, презентацію, управління, виконання та моніторинг життєвого циклу та якості проєкту.

В обов'язки менеджера проєкту входить:

1. Ініціація

• Визначення зацікавлених сторін, які працюють навколо проєкту. Наприклад, клієнти, менеджер проєкту, команда, що буде працювати над проєктом, керуючий директор тощо.
• Формулювання статуту проєкту, який включає цілі, методологію тощо.

2. Планування

• Розробка плану управління проєктом для керівника групи. 
• Деталізація обсягу проєкту, збір вимог до проєкту від клієнтів, створення структури розподілу робіт (WBS).
• Планування кожної діяльності проєкту.
• Визначення бюджету та оформлення кошторисної вартості проєкту.
• Обговорення вимог до якості з клієнтом і командою. 
• Визначення відповідної команди для проєкту. 
• Вибір способу спілкування та ієрархічної структури команди для проєкту. 
• Проведення аналізу ризиків та інформування команди та клієнтів. 
• Участь у закупівлях проєкту. 
• Проведення орієнтаційної сесії із зацікавленими сторонами та командою проєкту. 

3. Виконання проєкту

• Повідомлення про зміни від клієнтів до команди. 
• Допомога команді у повідомленні про технічні труднощі керівництву. 
• Оцінка продуктивності команди, яка займається проєктом. 
• Управління очікуваннями зацікавлених сторін. 

4. Моніторинг функцій проєкту

• Прохання до команди внести зміни, якщо це необхідно. 
• Повідомлення про оновлення проєкту клієнтам. 
• Контроль того, чи етапи проєкту проходять хронологічно та правильно.
• Управління витратами та бюджетом кожного етапу.

5. Закриття проєкту

• Останні оновлення та отримання схвалення клієнтів щодо проєкту. 
• Здача проєкту клієнтам.
• Повідомлення команди про успіх проєкту. 

Фактори, які слід враховувати під час вибору методології управління проєктами

• Графік проєкту – треба враховувати на скільки ваше особисте уявлення про часові рамки проєкту співпадає з уявленнями замовника. Якщо вони не співпадають, про це потрібно повідомити та розібратися на початкових етапах.
• Галузеві відмінності – треба звернути увагу, чи є методології, загальноприйняті в галузі, на яку ви працюєте і знайти відповідь, чому використовуються саме вони. Тобто, треба враховувати досвід компаній, лідерів ринку, та оцінювати переваги і недоліки.
• Бюджет проєкту – чи він є фіксованим з початку проєкту, чи кошти можуть виділятись під кожний новий етап.
• Наявність ресурсів – чи є в достатній кількості необхідні для виконання проєкту ресурси, чи не виникнуть перебої в постачанні, при яких умовах це може статися і чи можна оперативно вирішити такі питання.
• Комунікація – на скільки тісні можуть бути у вас контакти зі стейкхолдерами (або замовниками), командою виконавців, підрядниками. Як часто ви можете з ними комунікувати, та як швидко вони готові реагувати на ваші запитання та пропозиції.

Популярні методології управління проєктами, якими користуються підприємства

Вибираючи найкращу проєктну методологію для свого бізнесу, ви повинні знати, які її різновиди існують, а також переваги та недоліки кожної.

В цілому, методології управління проєктами поділяються на дві великі категорії – жорсткі і гнучкі.

Жорсткі методології

Яскравим представником першої категорії є так званий Waterfall або Водоспад.

Методологія водоспаду широко відома як метод життєвого циклу розробки програмного забезпечення (SDLC). Формула водоспаду проста, але ефективна. Попередньо відомо бюджетні рамки проєкту, строки і етапи. Є чималий досвід втілення подібних речей, майже не існує факторів, які можуть суттєво вплинути на хід виконання проєкту.

Керівнику, який керує таким проєктом достатньо ретельно ставитися до послідовного виконання кожного з етапів, своєчасно звітувати про їх виконання, або можливі причини затримки, брати до уваги зауваження обох сторін – замовників і виконавців, і намагатися узгодити всі проблемні питання.

Прикладом такого проєкту може бути будівництво будинку, де кожен наступний поверх зводиться після того, як збудовано попередній, ніхто не береться зводити дах, коли ще не добудовано фундамент. Або, наприклад, розгортання філіалів торгової мережі, виробництво ліків, або літаків.

Переваги:

Бюджет, терміни та інші фактори, задіяні в проєкті, краще піддаються оцінці та передбаченню. Менеджер може навіть мати відповідну візуальну схему проєкту. І як за мапою йде за цією схемою послідовно виконуючи кожен етап.

Недоліки:

Менеджер проєкту має мало можливостей корегувати план і виправляти помилки після його виконання. Виконавцям важко повернутися назад і знайти підходяще місце для внесення змін і покращення результату проєкту. Тобто все буде залежати від того, наскільки добре автор все передбачив і запланував.

Гнучкі методології

Гнучкі методології навпаки можуть не мати лімітованих кордонів, ресурсів, бюджетів. Навіть кінцевий результат проєкту може бути спочатку не передбачуваним, є просто мета – збудувати, або винайти щось нове, чого раніше не вироблялось, не траплялось, не відбувалось. Схеми таких проєктів вибудовуються в ході їхнього виконання.

Прикладом тут може бути розробка нових ліків або програмного забезпечення, розробка корисних копалень, чи запуск нового курсу. На початку проєкту нікому не відомо, що можна отримати наприкінці.

Переваги:

Керівник такого проєкту це по справжньому винахідник і раціоналізатор, він має досить суттєвий вплив на проєкт. Після процесу виконання такого проєкту можна отримати щось суттєво-значуще – навіть річ, яка може вплинути на розвиток цивілізації.

Недоліки:

Розмиті рамки проєкту можуть його затягнути на довгий, або навіть безкінечний час, в наслідок чого фінансування може бути припинено, або обмежено, команда виконавців може змінюватись. Інші ресурси, необхідні для успішного виконання такого проєкту теж можуть пережити зміни, або зникнути взагалі.

Прикладами гнучких методологій управління проєктами є Agile, Scrum, Lean, Critical Chain Project Management (CCPM) і тому подібні. Кожна з них має свої переваги і недоліки. і їх треба враховувати окремо для кожного конкретного завдання.

Віддалене управління проєктами

Оскільки більшість співробітників зараз працює віддалено, все більшої популярності набирає дистанційне керування проєктами. Розглянемо найкращі методи керування, а також поради й інструменти, які допоможуть команді залишатися на зв’язку. 

Щоб підвищити продуктивність і пришвидшити час виконання проєкту, ви повинні вибрати метод управління проєктом, який найкраще підходить для культури віддаленої роботи. 

Метод Канбан

Метод Канбан є одним із найбільш популярних методів для команд, які працюють над проєктом віддалено. Якщо ваша команда вже звикла використовувати Agile-методологію – це буде легка прогулянка. 

Toyota, японська компанія з виробництва автомобілів, представила метод Канбан. Процес Kanban полягає в розбитті завдань на менші підзадачі та плануванні етапів (до останнього етапу). 

Після виконання завдання 1 відбувається перехід до наступного завдання без будь-яких проблем до самого кінця.

Інструменти, які роблять Канбан можливим

Є чотири основні аспекти, які вимагають інструментів, щоб зробити віддалену робочу атмосферу більш ефективною. 

1. Інструменти управління

Інструменти управління проєктом використовуються для розподілу завдань від початку до кінця, і всі члени команди можуть подивитися, що відбувається з проєктом. 

Приклад таких інструментів:

• Trello
• Asana
• Favro
• Basecamp

2. Інструменти комунікації

Наступна важлива сфера, про яку варто турбуватися, – це спілкування. Не повинно бути жодних перешкод при обговоренні деталей проєкту з командою, а також з іншими зацікавленими сторонами.

Ви можете використовувати ці інструменти, щоб уникнути непорозумінь:

• Slack
• Telegram
• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet.

3. Інструменти управління часом

Управління та контроль робочого часу для кожного завдання має вирішальне значення. 

Ось деякі з найпопулярніших інструментів управління часом для віддалених команд: 

• Time Doctor
• TickTick
• Focus booster 

4. Інструменти документування

Спільний доступ до документів є останньою перешкодою для переходу на віддалену роботу. Всі члени вашої команди повинні мати доступ до інформації, пов’язаної з проєктом. І для віддалених команд важливо ідентифікувати зміни, внесені кожним. 

• Google Drive
• Notion
• Спільний диск 

Поради щодо керування продуктивною командою віддаленого проєкту

1. Ведіть особистий чек-лист, щоб переконатися, що ваш день добре спланований. 
2. Ефективно використовуйте комунікаційний портал і не діліться з товаришами по команді нічим тривіальним і поза контекстом. 
3. Діліться інформацією один з одним на початку та в кінці робочого дня.
4. Проведіть внутрішню зустріч команди перед проведенням будь-яких зустрічей із зацікавленими сторонами. Надайте всі пункти, що будуть розглядатись на зустрічі з замовником для розкриття та уникнення повторення деталей. 
5. Допоможіть членам команди під час кризи, але переконайтеся, що ви не прогавите дедлайн. 
6. Будьте дуже чіткі щодо зворотного зв’язку та дотримуйтеся цього з членами команди.
7. Якщо ви керівник команди проєкту, чітко висловіть свої очікування щодо проєкту. 
8. Цілі та завдання команди проєкту мають відповідати очікуванням клієнта.
9. Інвестуйте в інструменти дистанційного керування проєктами, щоб отримати найкращий засіб для ефективної роботи вашої команди. 
10. Нарешті, довіртесь досвіду членів своєї команди та делегуйте їм завдання. 

Висновок

Ви повинні чітко пояснити клієнту процес, у якому ви просуваєте проєкт, що дасть йому відчуття задоволення та довіри. І ви також повинні розуміти всі можливості і інструменти для керування проєктами. І навіть тоді не припиняти оновлювати свої знання й інвестувати свій час та гроші в розуміння того, як краще керувати командою й проєктами взагалі.

А далі діло за вами — розвиватись, навчатись, самовдосконалюватись та не зупинятись на досягнутому.

Автор • Наталія Сульжик